331.10 내부 커뮤니케이션

목적: 이 정책의 목적은 Larimer 카운티 내 내부 커뮤니케이션의 역할과 기능을 파악하는 동시에 Larimer 카운티의 기본 원칙과 전략적 우선 순위를 강화하기 위해 내부 커뮤니케이션을 강화하고 합리화하는 것입니다(참조 C). 여기에는 직원들에게 배포되는 정보가 관련성이 있고, 접근하기 쉽고, 정확하고, 내용과 양 모두에서 적절하도록 보장하는 것이 포함됩니다. Larimer County 커뮤니케이션 채널의 사용자는 카운티 목적을 위해 채널을 사용하고 이 정책을 준수해야 합니다.

범위: 이 정책 및 절차는 Larimer County의 모든 직원과 제XNUMX사법지구 지방검사실 직원에게 적용됩니다.

책임:  인사 담당 이사가 이 정책을 관리합니다.

특정 요구 사항:  없음

수정 섹션 (이전 정책에서 중요한 변경 사항):
새로운 정책 및 절차

정책 및 절차:

I. 일반 정책
Larimer County는 직원들이 카운티 목적을 위해 그리고 이 정책 및 기타 관련 정책과 절차를 준수하여 관련 커뮤니케이션 도구(참조 B)를 사용할 것으로 기대합니다.

A. 의사결정자. Larimer County Decision Makers는 모든 직원이 업무를 효과적으로 완료하는 데 필요한 정보와 커뮤니케이션을 받도록 할 책임이 있습니다.

나. 직원. 직원은 카운티 전체 이메일 및 직원 뉴스레터를 포함한 내부 커뮤니케이션을 읽어야 합니다.

II. 확인된 통신 수준
커뮤니케이션의 우선 순위를 만들고 직원의 커뮤니케이션 과부하를 완화하기 위해 다음과 같이 세 가지 수준의 커뮤니케이션이 있습니다.

A. 우선: 우선 통신은 모든 Larimer County 직원을 위한 것입니다. 우선 순위 메시지의 내용에는 직원이 업무를 완료하고 프로그램을 활용하여 Larimer County와 함께 고용 및 혜택 패키지를 강화하는 데 필요한 정보가 포함됩니다(참조 A). 우선 커뮤니케이션에는 카운티 전체 이메일, 내부 정보, 카운티 관리자의 메시지, 프로세스 변경 사항, 프로그램 발표, 시스템 또는 긴급 경고, 직원 설문 조사 및 카운티 경영진이 "우선 순위"로 간주하는 모든 정보가 포함될 수 있지만 이에 국한되지 않습니다.

B. 보조: 보조 통신은 두 가지 목적 중 하나를 제공합니다. 첫 번째는 모든 직원에게 영향을 미칠 수 있지만 즉시 읽거나 응답할 필요는 없습니다. 둘째, 작업 위치, 부서, 특정 성별 또는 연령, 카운티 내 역할과 같은 대상 직원 인구 통계에 영향을 미칩니다. XNUMX차 커뮤니케이션에는 혜택 알림, 건물 알림, 부서별 교육, 대상 이메일, 직원 표창, 게시판 공지 등이 포함될 수 있지만 이에 국한되지는 않습니다.

C. 일반: 일반 커뮤니케이션은 Larimer County 고용과 관련이 없지만 조직과 관련된 내용을 포함하며 일반적으로 대중과도 공유됩니다. 일반 커뮤니케이션에는 프로그램 발표, 이벤트 초대, 공개 정보, 건물 폐쇄, 커뮤니티 피드백 및 프로그램 모금 행사가 포함될 수 있지만 이에 국한되지 않습니다.

III. 카운티 전체 이메일

A. 이메일 방법. 카운티 전체 이메일은 두 가지 방법 중 하나로 전송됩니다.

1. Gmail - Gmail을 통해 보내는 카운티 전체 이메일은 제목 줄 시작 부분에 [CW]를 포함해야 하며 받는 사람: 필드에 발신자 이름을, bcc: 필드에 카운티 전체를 포함해야 합니다. Gmail에 연결된 분석이 없습니다.

2. MailChimp - MailChimp를 통해 전송되는 카운티 전체 이메일은 제목 줄 시작 부분에 [CW]를 포함해야 합니다. 열기 및 클릭률과 같은 분석은 MailChimp를 통해 사용할 수 있습니다.

ㅏ. Open Rate - 직원이 열어본 이메일의 비율입니다.

비. 클릭률 - 이메일에 나열된 외부 링크를 클릭한 직원의 비율입니다.

B. 자격. 카운티 전체 이메일은 우선 통신 수준에 속하며 콘텐츠는 이 통신 채널을 통해 공유하려면 다음 범주 중 하나를 충족해야 합니다.

1. 새로운 서비스, 리소스 또는 절차 변경을 발표하고 직원 인구의 70% 이상에게 영향을 미침.

2. 설문 조사, 양식 또는 기타 조치를 통해 직원 인구의 70% 이상에게 피드백, 응답 또는 조치를 요청합니다.

3. 건물 폐쇄, 악천후 또는 안전 문제에 관한 긴급 알림.

4. 직원 인구의 70% 이상에 영향을 미치는 시스템 또는 소프트웨어 문제.

다. 책임

1. 카운티 전체 이메일: 카운티 전체 이메일은 콘텐츠 및 대상 승인과 카운티 전체 이메일 일정을 위해 인사 커뮤니케이션 및 미디어 전문가가 검토하고 승인합니다.

ㅏ. 이메일 Internalcomms@larimer.org 카운티 전체 이메일에 대한 이메일 내용, 대상 및 요청 날짜를 포함합니다. CW 이메일 요청 양식을 사용하여 연락을 시작할 수도 있습니다(동봉 1 참조).

2. 시스템 또는 소프트웨어 문제: 시스템 또는 소프트웨어 문제에 관한 카운티 전체 이메일은 시스템 또는 소프트웨어를 소유한 해당 부서에서 처리하며 인사 커뮤니케이션 및 미디어 전문가의 승인이 필요하지 않습니다. 

3. 긴급 알림: 긴급 상황의 성격에 따라 카운티 관리자, 시설 직원 또는 IT 직원이 긴급 알림을 처리할 수 있으며 인사 커뮤니케이션 및 미디어 전문가의 승인이 필요하지 않습니다.

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존 케팔라스
카운티 커미셔너 위원회 의장
(BOCC 승인 - 동의 의제 - 08년 10월 2021일)
(기록 관리에 제출된 원본에 서명)

유통 :
모든 카운티 부서 및 선출직 공무원
기록 관리 SOP 매뉴얼(원본)

JG/VL

날짜: 10년 2021월 XNUMX일

유효 기간: 대체될 때까지

검토 일정: XNUMX년마다 XNUMX월 또는 필요에 따라

취소: 없음

울로 둘러싼 땅:

1. 카운티 전체 이메일 요청 양식

참조 :

1. 사내 커뮤니케이션 프로그램
2. 현재 통신 도구
3. 관리 정책 매뉴얼 4.0; 이사회 목표 및 전략적 목표